Создание системы управления персоналом в ЗАО «Корпорация «ГРИНН»

(2007-2008)

Портрет ЗАО «Корпорация «ГРИНН»

ЗАО «Корпорация «ГРИНН» - многопрофильное предприятие, в сферу деятельности которого входят:

самая крупная в Черноземье сеть продовольственных гипермаркетов «ЛИНИЯ». Магазины построены и работают в Белгороде, Старом Осколе, Губкине, Курске, Железногорске, два в Воронеже, Липецке, Грязях, два в Орле, Брянске, Калуге, Ельце, Тамбове;
самый крупный в Центрально-Черноземном регионе автотехцентр по продаже и обслуживанию большегрузной и автоспецтехники;
успешно развивающаяся сеть торгово-развлекательных и гостиничных комплексов в Черноземье.

Оборот компании в 2007 году составил более одного миллиарда долларов. Численность работников корпорации - 14 000 человек. На протяжении четырех лет «ГРИНН» ежегодно удваивает бизнес, как по оборотам, так и по количеству построенных объектов. Корпорация не только постоянно сотрудничает с рядом иностранных компаний, но и активно работает над привлечением зарубежных инвестиций.

Предпосылки проекта

С момента открытия первого гипермаркета «ЛИНИЯ» в Белгороде в декабре 2002 года, корпорация «ГРИНН» начала активное расширение бизнеса за пределы Курской области. К концу 2007 года гипермаркеты «ЛИНИЯ» работали уже в 13 городах, превратив корпорацию «ГРИНН» в одно из крупнейших предприятий и работодателей Черноземья.

Кадровый учет и расчет заработной платы в корпорации производился с помощью программы «1С: Зарплата и Кадры (1С: ЗиК), особенности которой не позволяли обрабатывать информацию о сотрудниках всех филиалов в единой базе. Кроме того, отсутствовали встроенные механизмы для унификации процессов управления персоналом, практически не осуществлялся контроль за корректностью вводимой информации.

С ростом масштабов бизнеса и развитием корпоративной культуры управления существующая программа кадрового учета и расчета заработной платы перестала отвечать потребностям корпорации как с точки зрения функциональных возможностей, так и по быстродействию. В связи с отсутствием единых корпоративных стандартов, поддерживаемых на уровне информационной системы, в разных филиалах зачастую использовались различные подходы к выполнению кадровых бизнес-процессов, кадровому учету и документообороту, табельному учету и расчету заработной платы. Для контроля ситуации на местах требовалось проведение частых выездных проверок специалистами отдела кадров и бухгалтерии по расчету заработной платы головного управления корпорации.

Таким образом, к 2007 году руководство корпорации «ГРИНН» пришло к осознанию необходимости сделать процесс управления персоналом компании более контролируемым и прозрачным. Без построения единой системы управления персоналом предприятия и полной замены действующего программного обеспечения (1С зарплата и кадры) сделать это было невозможно.

Масштаб корпорации, ее территориальная распределенность, диверсифицированность бизнеса, каждое направление которого имеет свои особенности управления персоналом и расчета заработной платы - все это предъявляло повышенные требования к информационной системе, которая должна будет стать основой для построения единой системы управления персоналом корпорации.

Для выбора решения, обладающего всеми необходимыми возможностями, был проведен тендер, в ходе которого рассматривались несколько систем управления персоналом - лидеров рынка. Победителем стало решение «Система Alfa/Управление персоналом» (Alfa-HRMS) от компании «Информконтакт». Большую роль в победе сыграло наличие успешного опыта компании «Информконтакт» в проведении аналогичных крупных, сложных проектов автоматизации, наличие развитого функционала, а также возможности масштабируемости и быстродействия предлагаемого решения, продемонстрированного на действующих проектах.

Проект в три этапа

С учетом масштаба предприятия, сложности структуры его подразделений и в соответствии с методологией «бесшокового» внедрения компании «Информконтакт» было принято решение о проведении проекта в корпорации «ГРИНН» в три этапа. Каждый из этапов представлял собой полновесный проект и был логическим продолжением предыдущего:

пилотный проект создания системы управления персоналом в гипермаркете «ЛИНИЯ» города Курск;
проект тиражирования системы управления персоналом на всю сеть гипермаркетов «ЛИНИЯ»;
проект адаптации созданной системы управления персоналом гипермаркетов в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре.

Руководство корпорации посчитало целесообразным реализовывать проект совместной командой, состоящей из специалистов корпорации «ГРИНН» и компании «Информконтакт».

Пилотный проект

Для настройки решения управления персоналом и расчета заработной платы, которое в дальнейшем предполагалось использовать во всех гипермаркетах «ЛИНИЯ», был выбран один из «старейших» магазинов в городе Курск, штат которого насчитывал около 700 сотрудников.

Проект стартовал в июле 2007 года и был реализован объединенной рабочей группой из специалистов «ГРИНН» и «Информконтакт» в 4 логических этапа:

подготовительные работы;
перевод в новую систему отдела кадров;
запуск ведения табельного учета в системе;
расчет в новой системе заработной платы, налогов, отчислений в фонды.

В ходе выполнения работ по этапу был проведен комплекс подготовительных работ, необходимых для успешного запуска «Системы Alfa/Управление персоналом», включивший в себя:

Разработку и утверждение инструкций и регламента работы в новой системе.
Разработку механизма импорта и выверки данных о сотрудниках, импорт данных за все предыдущие периоды из «1С: Зарплата и Кадры» в Alfa-HRMS.
Согласование внешних форм неунифицированных кадровых приказов и настройка приказов в соответствии с требованиями.
Настройку специфических отчетных форм, необходимых отделу кадров и расчетному отделу бухгалтерии.
Формирование в системе используемых в гипермаркете графиков работы сотрудников.
Первичную настройку алгоритмов расчета заработной платы, автоматический расчет отчислений в фонды, а также выполнение прочих настроек, влияющих на корректность расчета заработной платы.

С сентября 2007 г. начался процесс перевода функций кадрового учета и документооборота во вновь создаваемую систему управления персоналом. В течение месяца сотрудниками отдела кадров осуществлялась параллельная работа в двух системах и выверка перенесенных кадровых данных, а уже в октябре отдел кадров перешел на постоянную работу в Alfa-HRMS.

В середине сентября были начаты работы по переводу ручного учета отработанного времени на ведение электронных табельных журналов в «Системы Alfa/Управление персоналом». Для этого всем сотрудникам магазина были установлены индивидуальные графики работы. За две недели табельщики подразделений смогли освоить новые функции и автоматически сформировать табельный журнал в электронном виде.

С этого момента бумажная версия табеля распечатывается лишь для подписания и сдачи в архив, а для управления персоналом и построения управленческой отчетности используется первоисточник информации - созданная система управления персоналом.

На финальном этапе, в середине октября, тестовую работу начали бухгалтеры по расчету заработной платы гипермаркета. Работая параллельно в двух системах, они проверили данные и получили необходимые навыки работы с новым функционалом.

Первый тестовый расчет заработной платы, произведенный за октябрь 2007 г., выявил необходимость налаживания механизмов более тесного и регламентированного взаимодействия отдела кадров, табельщиков и бухгалтерии, так как в новой системе, в связи с полным устранением двойного ввода данных, взаимосвязь отделов существенно возросла.

Повторный тестовый расчет заработной платы за ноябрь показал готовность системы управления персоналом к работе в промышленном режиме.

По результатам пилотного проекта было принято решение о начале тиражирования созданной системы управления персоналом на все гипермаркеты «ЛИНИЯ» с января 2008 года.

Тиражирование системы управления персоналом на всю сеть гипермаркетов «ЛИНИЯ»

В январе 2008 года начались подготовительные работы нового этапа. В соответствии с утвержденным графиком тиражирования с февраля по ноябрь 2008 г. вся сеть гипермаркетов должна была перейти на работу в единой системе.

14 гипермаркетов были разбиты на пары по географическому соседству и каждый месяц с февраля по август работы начинались в новой паре магазинов. В процессе перехода на новую систему одновременно находилось до шести гипермаркетов «ЛИНИЯ». Весь цикл работ, от начала переноса кадровых данных из программы «1С: Зарплата и кадры» до рабочего расчета заработной платы уже в Alfa-HRMS, составлял три с половиной месяца. Указанный срок позволял оптимально использовать ограниченные ресурсы совместной проектной команды и обеспечивал максимально безболезненный поэтапный переход гипермаркетов на работу в создаваемой системе управления персоналом корпорации.

В ходе тиражирования совершенствовались и частично изменялись существующие в гипермаркетах бизнес-процессы управления персоналом, осуществлялось развитие решения - настраивались новые приказы и распоряжения.

Адаптация созданной системы управления персоналом в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре

В июле 2008 года, параллельно с работами по тиражированию настроенного решения в сети гипермаркетов «ЛИНИЯ», проектная команда приступила к созданию системы управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS в филиалах строительного, производственного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса корпорации, а также в автотехцентре «ГРИНН».

Выделение работ по данным филиалам в отдельный этап было обусловлено наличием существенных особенностей в их работе, основные из которых:

сдельные наряды, сдельная оплата труда;
вахтовый метод работы;
разъездной режим работы водителей автотранспортного предприятия.

Для учета этих и многих других особенностей, связанных со спецификой функционирования каждого бизнеса корпорации, требовались дополнительная методическая проработка и настройка решения по управлению персоналом, разработанного для гипермаркетов корпорации.

На новом этапе к работе в Alfa-HRMS были привлечены сотрудники бюро нормирования строительной службы и управления производственно-технического контроля. Совместно с ними и бухгалтерами по расчету заработной платы в новой системе был настроен расчет сдельной оплаты труда с вводом первичных данных нормировщиками, возможностью получения всей документации из системы и автоматическим расчетом фонда оплаты труда по нарядам.

В соответствии с общей стратегией проекта тиражирование в торговой сети и внедрение в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре должны были закончиться одновременно до начала 2009 года.

В декабре 2008 года созданная система управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS стала неотъемлемой частью информационной системы ЗАО «Корпорация «ГРИНН».

Особенности проекта

Территориальная распределенность подразделений

Филиалы корпорации «ГРИНН» и, соответственно, сотрудники отделов кадров, расчетных отделов бухгалтерии, табельщики и т.д. расположены в 13 городах ЦФО. Такая специфика распределенной структуры управления обусловила реализацию целого ряда проектных решений, свойственных для территориально распределенного бизнеса.

Объединение разрозненных баз данных

На момент начала проекта личные данные по сотрудникам и результаты расчета заработной платы в используемой программе «1С: Зарплата и Кадры» были разбиты на несколько независимо работающих баз. Это было связано как с физическими ограничениями прораммного продукта на количество обрабатываемых работников, так и блокированием данных при попытке одновременной работы пользователей с одной и той же информацией. Обмен информацией между базами не производился.

Перенос данных в новую систему потребовал выполнения двух больших и трудоемких задач:

разработки процедур конвертации данных с сопоставлением значений данных и справочников;
выверки информации по персоналу и объединения всех баз предприятий.

Количество пользователей

На момент запуска в промышленную эксплуатацию автоматизированной системы управления персоналом корпорации в ней было зарегистрировано более 700 пользователей различных подразделений, из которых ежедневно работают в системе более 400 человек.

Автоматизированное формирование приказов по персоналу

До создания системы управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS все приказы и распоряжения по персоналу печатались вручную в текстовом редакторе, а уже после их подписания данные из документов вручную переносились в «1С: Зарплата и Кадры», часто несвоевременно и с ошибками.

В настоящий момент после ввода первичных данных для приказа непосредственно в программу, производится автоматическая печать как унифицированных, так и неунифицированных приказов и распоряжений.

Электронные копии всех приказов хранятся непосредственно в системе и доступны для просмотра в соответствии с правами доступа. Печатные формы приказов, допустимые к использованию формулировки, а также алгоритмы автоматической проверки данных из приказов на корректность, настраиваются централизованно и едины для всех филиалов.

Стандартизация и унификация плановых графиков работы

Взрывной рост бизнеса корпорации зачастую не оставлял времени и сил для создания единых стандартов управления рабочим временем для всех гипермаркетов «ЛИНИЯ». Фактически в каждом гипермаркете плановые графики работы разрабатывались самостоятельно и не были оптимизированы с точки зрения структуры рабочего времени и численности персонала гипермаркетов в разное время суток (гипермаркеты, в основном, работают круглосуточно). Следствием такого подхода были завышенные расходы на оплату труда.

В ходе проекта задачи по разработке плановых графиков работы и их отслеживание в системе управления персоналом стали решаться централизованно. Единые графики работы для сотрудников различных филиалов разрабатываются сотрудниками головного отдела организации труда и зарплаты (ООТиЗ), что полностью решило проблему «самодеятельности» на местах.

Формирование электронных табельных журналов

Табельщики филиалов формируют табеля учета отработанного времени непосредственно в системе управления персоналом, при этом автоматически учитываются первичные документы, выпускаемые отделом кадров, что сводит функции табельщиков к отслеживанию соответствия данных табеля реальной ситуации и отклонений от нее, контролю своевременности выпуска необходимых приказов и распоряжений.

Общие результаты проекта

В ходе реализации проекта успешно решены следующие задачи:

Создана единая система управления персоналом корпорации «ГРИНН», которая охватывает все подразделения, связанные с управлением персоналом, ведением табелей учета отработанного времени, расчетом заработной платы.
Все кадровые операции в удалённых подразделениях производятся в единой системе в реальном режиме времени.
Созданы типовые отчетные формы, необходимые как для внутреннего использования, так и для передачи в налоговые органы, Пенсионный фонд, военкоматы, архивы и т.д.
Повышено качество расчета заработной платы и отражения её на затраты за счет автоматического корректного учета изменений окладов и тарифных ставок работников в течение как месяца, так и рабочего дня.
Разработан единый регламент работы с системой управления персоналом на основе решения Alfa-HRMS в ЗАО «Корпорация «ГРИНН», описывающий действия исполнителей и взаимоотношения между подразделениями.
Разработано и выпущено новое положение о премировании.
За счет автоматических проверок вводимой информации значительно снижено количество совершаемых пользователями ошибок, и, как следствие, повышено качество (достоверность) информации по работникам предприятия.

Автоматизация управления персоналом в ЗАО «Корпорация «ГРИНН» позволила достичь следующих результатов:

Полностью упорядочен и приведен к единым стандартам кадровый документооборот всех филиалов корпорации за счет перехода на единую методологию работы, использования единых форм приказов и распоряжений, объединения разрозненных баз данных с информацией по работникам. Вследствие этого упростился процесс контроля работы удаленных филиалов.
Управленческая отчетность формируется централизованно как по всей корпорации, так и по отдельным филиалам, что расширяет возможности для анализа и принятия решений в области планирования кадровой политики.
Сокращено время на формирование внутренней отчетности по предприятию, а также отчетов для передачи в налоговые органы, Пенсионный фонд, военкоматы, архивы и т.д. Новая управленческая отчетность позволяет вести учет как централизованно, так и по отдельным филиалам, система учета и начислений стала более контролируемой и управляемой.
Повысилась достоверность информации благодаря минимизации ручного ввода и настроенному механизму автоматических проверок.
Существенно выросли своевременность и полнота отражения информации по работникам корпорации.
Значительно уменьшилось количество нестыковок и несогласованностей в работе, улучшилось взаимодействие сотрудников отделов кадров, отдела организации труда и заработной платы (ООТиЗ), расчетных отделов бухгалтерии, экономистов и нормировщиков, отвечающих за решение конкретных задач в рамках общего дела.
Введены в действие единые стандарты формирования графиков работы, оптимизирована численность персонала и режим работы гипермаркетов.

Создание единой системы управления персоналом выступило в роли одного из катализаторов оптимального перераспределения части функций как между отделами, так и между филиалами и корпорацией.

Система управления персоналом предприятия на базе решения Alfa-HRMS позволила упорядочить информацию о сотрудниках корпорации «ГРИНН», упростить и ускорить обмен кадровой информацией между удаленными подразделениями, повысить скорость и качество расчета заработной платы. Построенная система полностью поддерживает российское законодательство и, активно развиваясь, удовлетворяет требованиям развивающегося бизнеса ЗАО «Корпорация «ГРИНН».

В нынешних непростых экономических условиях своевременно созданная система управления персоналом помогает корпорации эффективно управлять людскими ресурсами и снижать издержки за счет централизованного проведения оптимальной кадровой политики.

Перспективы

Вновь созданный инструмент управления персоналом корпорации «ГРИНН» позволяет оперативно решать как текущие, так и будущие потребности динамично развивающегося бизнеса.

Создание единого информационного пространства по всем работникам и кандидатам корпорации «ГРИНН», а также функциональные возможности, предоставляемые решением по управлению персоналом Системы Alfa, позволяют развивать и непрерывно совершенствовать работу с ключевым ресурсом корпорации - людьми.

Основным направлением работ на ближайшие перспективы станет "наращивание" объемов управленческой и аналитической отчетности, получаемой из Alfa-HRMS.

Загрузить описание проекта в формате PDF