Как это выглядит: Заказ поставщику  Контроль выполнения заказа | Каталог поставщиков Вся информация о поставщиках аккумулируется в специальном каталоге поставщиков, который может иметь сложную иерархическую структуру, позволяя объединять и классифицировать контрагентов по группам и разделам. Каталог полностью интегрирован с другими компонентами решения и предоставляет быстрый доступ ко всей информации по интересующему поставщику, связанным с ним документам и объектам учёта. Ведение ценовых соглашений и ассортимента поставщика Решение стандартизирует и автоматизирует учёт ценовых соглашений с поставщиками, что помимо прочего позволяет снизить вероятность возникновения ошибок, а при необходимости - оперативно их обнаружить и исправить. В соответствии с заданными требованиями информация по условиям сотрудничества с каждым поставщиком и его товарный ассортимент заносится в единую базу данных, а затем используются для выбора приоритетного поставщика, при формировании заказов (в т.ч. в артикулах поставщика) и в аналитических целях. В базе данных фиксируются цены, условия скидок и прочие финансовые условия, характеристики и номенклатура товара, условия поставки и т.д. В случае согласованных с поставщиком изменений, нет необходимости обновлять ценовое соглашение полностью, - можно корректировать отдельные значения или провести обновление только выбранного перечня параметров (например, цен на отдельные товары и т.д.). Выбор поставщика Во многих случаях перед торговой компанией стоит задача выбора оптимального поставщика из всего зафиксированного массива контрагентов. Alfa Trade предусматривает для решения этой задачи эффективный набор аналитических средств, автоматизирующих и упрощающих подбор оптимального поставщика по заданным критериям. Среди множества параметров, по которым специалист по закупкам может вести анализ и сравнение поставщиков, можно выделить следующие типовые группы: - Отпускные цены и финансовые условия
Базовые отпускные цены - один из ключевых параметров выбора поставщика, но при этом многие поставщики используют в работе со своими клиентами систему бонусов и скидок, которые могут существенно изменить итоговую цену товара. Alfa Trade обеспечивает автоматическую калькуляцию окончательной цены по согласованным алгоритмам. Однако сравнения только в ценовом разрезе часто бывает недостаточно. Решение позволяет осуществить выбор поставщика, учитывая различные финансовые условия, например, варианты с отсрочкой платежа (оплата по факту реализации или поставки, предоставление кредита). - Логистические условия
Решение позволяет задавать такие критерии сравнения поставщиков, как сроки отгрузки и доставки товара, плановые транспортные расходы, место отгрузки, возможные точки доставки и т.д., а также оценить изменения в стоимости заказа и сроке поставки в случае самовывоза.- Личное досье поставщика
Важным инструментом выстраивания отношений с поставщиками являются средства, позволяющие оценить реальное, а не заявленное, качество услуг. Все особенности отношений с поставщиками сохраняются в истории отношений и могут быть представлены в виде удобных отчётов с нужной степенью детализации. В любой момент специалист по закупкам может поднять историю работы с поставщиком и сравнить его с конкурентами в части выполнения сроков поставки, количества ошибок в сопроводительных документах, точности комплектации заказа, соответствия качества товара заявленному и т.д. Актуальная информация и гибкие аналитические инструменты решения Alfa Trade позволяют выявить действительно оптимального и приоритетного поставщика и, если качество его услуг ухудшится, вовремя подобрать замену. Управление заказами Следующим шагом в работе с поставщиками является формирование, согласование и контроль исполнения заказа. Согласование заказа и учет договорных условий Когда поставщик определён, приходит время согласовать с ним заказ. Ему направляется заявка на товар, в которой определяются все условия поставки (цена, сроки, место доставки или отгрузки, объём и т.д.). Согласование - зачастую долгий и трудоёмкий процесс, учитывая количество поставщиков, с которыми одновременно ведут работу специалисты отдела закупок, обилие документов, товарных позиций и условий поставки. Дополнительной проблемой является несвоевременное получение информации от поставщиков об изменениях в условиях поставок и ценовых соглашениях, что ведёт к затягиванию процесса согласования или вовсе к смене выбранного поставщика. Решение Аlfa Trade позволяет решать следующие задачи: - Формирование заявок поставщикам, фиксация отклика и сопоставление с отправленными заявками, что упорядочивает и автоматизирует обмен информацией.
- Учет договоров с поставщиками на всех этапах жизненного цикла (от проекта до момента заключения договора), фиксация всех существенных условий (условий поставки, цен, скидок, штрафных санкций).
- Формирование окончательного заказа на поставку, отслеживание этапов его внутреннего согласования, в том числе контроль на соответствие бюджетам различных уровней.
Как результат, повышается производительность труда, в информационной системе фиксируются все ключевые этапы отношений с поставщиками, снижается риск возникновения ошибок. Контроль выполнения заказа Решение позволяет контролировать ход выполнения заказа в соответствии с заданными условиями, в том числе отслеживать даты отгрузки и доставки товаров, учитывать все товарно-сопроводительные документы. Информация обо всех возникающих отклонениях также сохраняется в информационной системе и становится доступна ответственным за ведение заказа сотрудникам. Alfa Trade фиксирует и позволяет проанализировать проблемы, возникающие в ходе исполнения заказа на поставку, в частности: - не соответствие комплектации заказа заявленной: поставлен не тот товар, присутствуют недостачи или излишки;
- обнаружение брака и/или повреждения товара при погрузке или в пути;
- отклонение сроков отгрузки поставщиком или на этапе доставки на распределительный склад/магазин;
- ошибки или неполнота сопроводительных документов, сертификатов качества и т.д.
- задержки платежей и ошибки в финансовых документах.
Своевременное выявление нарушений позволяет вовремя определить ответственную сторону (поставщика, транспортную компанию или собственных сотрудников), организовать оптимальным образом претензионную работу и принять меры по оперативной корректировке ситуации, а, соответственно, избежать срыва поставки и снизить издержки. |
